Fallar en el número de factura, no indicar los motivos de exención del impuesto, no informar debidamente a las partes u otros errores comunes pueden hacer que el empresario afronte sanciones graves. En esta entrada se detallan los errores más frecuentes con ejemplos y soluciones propuestas para cada caso.
La importancia del error
Los errores no tienen la misma importancia por norma general. Hay errores de mayor o menor impacto en la contabilidad o fiscalidad de una empresa. En esta entrada se clasifican en dos niveles principales: los errores leves y los relevantes.
Un error leve sería aquel que no implica una modificación de la documentación. Solo sería necesario comunicar el error a las partes involucradas en la factura. Por ejemplo, cualquier dato que se haya introducido en el documento que no sea obligatorio según la legislación y no sea correcto. Estos errores no implican la creación de un documento para corregir el anterior y sólo impactaría en la gestión comercial o interna de la empresa.
Un error relevante es el que hace modificar o crear documentación para subsanarlo. Suelen ser errores que impactan en la cantidad de impuestos cobrada o pagada por la empresa, pero caben más al margen de los errores de tipo impositivo.
Algunos ejemplos de errores leves
En una factura se omite una parte de la dirección del cliente como por ejemplo el código postal, pero el resto de datos permiten identificar al cliente de manera unívoca. Lo ideal es incluir en la factura toda la información posible. No obstante este documento con este tipo de error no genera un problema para la trazabilidad de la factura.
Errores de ortografía o tipográficos, que se podrían denominar erratas, en el texto de la factura. Si no dan lugar a confundir cifras clave o elementos identificativos del cliente o el emisor se pueden denominar errores leves.
No indicar expresamente mediante un aviso en la factura si se trata de una factura exenta de algún tipo impositivo y por qué. Cuando en una factura el tipo impositivo aparece igual a cero se sobreentiende que la factura está exenta. Desafortunadamente pueden no sobreentenderse igual en caso de una revisión por parte de Hacienda. Es muy recomendable no caer en este tipo de errores para evitar sanciones.
Algunos ejemplos de errores relevantes
Un tipo impositivo incorrecto en la factura es un error muy relevante. En sectores como la alimentación o la inmobiliaria donde conviven diferentes tipos de IVA es común encontrar errores en la facturación.
La omisión de algún dato obligatorio del contenido de la factura, como por ejemplo la identificación del cliente en las facturas no simplificadas. Si existe la obligación de entregar factura no simplificada este es un dato muy relevante para identificar al destinatario.
Errores en la numeración y la correlación de facturas emitidas. Quizás sea uno de los más repetidos en el día a día de las empresas. Todas las facturas emitidas tienen que guardar una correlación sin saltos.
Al margen de estos ejemplos, a continuación se detallan los 8 tipos de errores más comunes. Se clasifican según su naturaleza en un intento de hacerlos más claros para el lector.
1. Errores de forma
Pueden ser relevantes o leves, pero siempre se trata de errores en el contenido de la factura. Datos incorrectos o desaparecidos coma un salto en la numeración, un fallo en la identificación del cliente o del emisor de la factura. Este tipo de errores son errores relacionados con la forma del documento.
Por ejemplo, un DNI incorrecto puede hacer imposible la identificación del destinatario si su nombre es común.
La única opción que nos deja la agencia Tributaria en estos casos es la de emitir una factura rectificativa, que pertenece a una serie diferente, y que anula la anterior. La factura rectificativa no es más que una factura adicional a las facturas generadas pero que pertenece a un grupo diferente. Tiene el mismo contenido que el resto.
2. Errores en los plazos
Se refiere a errores en el plazo de emisión o de presentación de la factura en la contabilidad de la empresa. La ley establece unos máximos temporales para emitir factura tras prestar un servicio. De igual forma, aunque se haya emitido la factura, conlleva un error relevante la no contabilización de la misma en los libros de la empresa.
El plazo para emitir una factura por un servicio a un particular es el del momento en que se da una transacción comercial. Si el cliente es un autónomo o una empresa, este plazo se extiende a un mes a partir de la prestación de los servicios.
Dado que es imposible hasta el momento viajar atrás en el tiempo, no hay una solución para este tipo de errores más que la de presentar la factura lo antes posible dentro de un plazo de 4 años. Si se trata de una factura rectificativa se debe realizar la rectificación en el momento de identificar el error.
3. Errores de cantidad y su impacto en los impuestos
Es un error fácil de comprender pero muy común. Se trata de indicar una cantidad en la base imponible o en el total de la factura que no concuerde con la que realmente deba ser. Estos errores cobran una importancia especial cuando se trata de facturas sujetas y no exentas del tipo impositivo que corresponde. Cualquier cambio en las cantidades que implique que se deba pagar más o menos impuestos.
Atendiendo a los plazos indicados en el ejemplo anterior para facturas rectificativas, se soluciona emitiendo la corrección correspondiente dentro de dichos plazos. Según si la corrección de las cantidades implica mayor o menor impuesto, se tendrá que realizar una declaración complementaria o la solicitud de ingresos indebidos.
4. Errores en el envío o presentación de facturas
Este punto se refiere sobre todo a aquellas empresas o autónomos que estén obligados a presentar una factura ante la administración pública. Ya sea por requerimiento expreso o por que estén sujetos a algún sistema de suministro inmediato de información, los errores en el momento de la presentación existen y también son frecuentes.
Si el error tiene su origen en la propia factura, la forma de proceder será similar a la descrita en los puntos anteriores. Si por el contrario el error se da en el medio informático de presentación de la factura se puede corregir mediante una presentación del modelo correspondiente en forma de declaración complementaria.
En el caso de que se esté utilizando un software específico para la generación y presentación de facturas, como por ejemplo facturae, el programa no debe permitir la modificación de una factura ya creada por muy errónea que sea.
Cuando se usa el suministro inmediato de información, los errores más comunes se deben a que los campos introducidos no son correctos o que la configuración regional y de idioma del programa no está establecida.
Este tipo de errores se suele corregir mediante las opciones de presentar factura rectificativa o ampliar factura.
5. Errores de formato del documento
El formato de las facturas en papel no tiene ningún misterio. No existe una norma que diga si el papel debe tener unas características determinadas o otras. La ley solo interfiere en el contenido y plazo de una factura, pero no en el formato.
No obstante existe un tipo de factura que sí que está regulada en cuanto a formato. Las facturas en formato electrónico deben entregarse en unas extensiones de archivo determinadas: PDF, XML o formato compatible de imagen. Cuando además se trata de una factura electrónica firmada digitalmente se deben conservar todos los metadatos del archivo.
No existe una norma para solucionar errores relacionados con el formato de la factura. Podemos deducir que como estos errores no modifican o no interfieren en la contabilidad de la empresa, la subsanación consiste en la emisión de una factura en el formato correcto, con los mismos datos que la anterior.
6. La inversión del sujeto pasivo
Lo normal en una relación comercial es que el cliente sea el sujeto pasivo del impuesto. Esto quiere decir que cuando recibe una factura tiene que pagar por los servicios que le han prestado y también el impuesto correspondiente al importe de la factura. Sin embargo existen diversas transacciones en las que invertir el orden de los factores es posible. En el caso en el que se pueda invertir el sujeto pasivo el emisor de la factura lo hará sin el impuesto correspondiente. Está inversión del sujeto pasivo se recoge en la ley del IVA.
El cliente que recibe una factura sin IVA debe ser plenamente consciente de que el sujeto pasivo se ha invertido en esa transacción. Esto es especialmente importante porque ese cliente adquiere la obligación de presentar el IVA en lugar del emisor de la factura.
En otras palabras, el cliente en lugar de pagar el IVA al emisor de la factura se lo pagará directamente a Hacienda.
La obligación de informar
El error más común en este tipo de transacciones es no informar al cliente de que el sujeto pasivo está invertido. En esos casos el cliente puede olvidar que tiene una obligación pendiente con Hacienda.
La única solución posible es la subsanación del error mediante la presentación de la declaración complementaria correspondiente. Además el emisor de la factura debe corregir las siguientes añadiendo la nota de inversión del sujeto pasivo según lo dispuesto en la ley del IVA.
7. Facturas emitidas por el destinatario
Si existe un acuerdo entre el emisor y el destinatario de la factura se puede delegar la tarea en dicho destinatario. Esto es especialmente útil cuando el autónomo o empresario solo tiene un cliente. También puede darse cuando el cliente dispone de un sistema de facturación muy rígido y los proveedores deben adaptarse a él para cobrar en plazo.
Los errores aquí suelen estar relacionados con la numeración de las facturas por no separar las series en un inicio. Es decir, las facturas que emita el destinatario en lugar del empresario deben tener una serie propia. No importa que la serie sea la “1”, siempre que el resto de facturas a otros clientes lleven una serie distinta.
Por ejemplo, las facturas que emita el cliente “A” en lugar del empresario deben llevar una numeración tipo “A – 1234…”. Si otro cliente “B” las emite en su lugar llevarán “B – 1234…”, pudiendo coincidir el número pero no la serie.
Se da el error cuando hay saltos en la numeración de todas las facturas. Cuando no se especifica la serie al principio se emiten numeraciones paralelas y se encuentran dos o más facturas con el mismo código.
Este error se soluciona añadiendo la serie al inicio de las facturas y armonizando la contabilidad y conciliación bancaria de la empresa en consonancia.
8. Series de facturas y archivado
Como se ha comentado en el punto anterior, los errores en las series de facturación son relevantes y comunes. La serie es un “grupo” de facturas que guardan características en común. Las facturas de empresas con varios locales necesitan al menos una serie por local. Las facturas rectificativas deben ir en una serie independiente por ejemplo.
Las facturas emitidas por el destinatario igualmente. Esta gestión de la numeración puede ser compleja si no se cuenta con los medios adecuados y los errores no dejan de ser errores graves. Las series de facturas pueden añadirse corrigiendo la documentación emitida, pero es necesario comunicarlo a todas las partes implicadas, incluida la administración.
En el caso de un autónomo, que no está obligado a presentar los libros contables salvo requerimiento, es sencillo corregir las series a posteriori. Pero cuando se trata de una empresa que envía las facturas tal y como las genera no. En este caso es posible que sea necesario emitir facturas rectificativas para cada una a la que le falte la serie. En ese caso las facturas rectificativas deberán llevar su propia serie, quedando subsanado el error.
La ley antifraude y los errores
Con la entrada en vigor de la Ley Antifraude la modificación de facturas queda muy limitada. El software debe garantizar precisamente que las facturas emitidas no sean modificables, salvo por los cauces ya mencionados anteriormente. De hecho, el uso del instrumento financiero de la nota de crédito queda también fuera de lugar. La nota de crédito es un documento que reconoce una deuda de la empresa emisora de la factura con el cliente, por lo que la factura a la que haga mención no será de obligado pago por parte del cliente.
Las notas de crédito son instrumentos muy comunes que no anulan la factura a la que hacen referencia. La contabilidad debe reflejarlas también para cuadrar cantidades, pero lo recomendable es emitir una factura rectificativa o una factura de abono, como también se suelen conocer.
Operaciones internacionales
Se tiende a pensar que con la única Administración con la que se tiene la obligación de informar es con la nacional. Ya sea la Agencia Tributaria o las Haciendas Forales, la obligación de informar no termina con ellas. Cuando una empresa se dedica a comprar o vender productos con países de dentro o fuera de la Unión Europea debe tener en cuenta los límites en los que se puede mover sin informar a otros países.
Ya sea con la Unión Europea o con el resto del mundo, las empresas que operen en el ámbito internacional deben acogerse a ciertos regímenes tributarios y darse de alta en las obligaciones correspondientes a cada operación.
La ventanilla única
La Agencia Tributaria española pone a disposición de las empresas una herramienta para presentar los impuestos en aquellos países de la UE donde se superen los 10.000€ de facturación. Este sistema se llama ventanilla única y el alta se tramita a través del formulario 035 de la AEAT.
Para operaciones internacionales fuera de la UE será necesario cumplir con los requisitos que exija el bien con el que se comercie y el país con el que se opere.
Declaraciones informativas
Los errores que se han comentado anteriormente solo son algunos de los más comunes que se han experimentado en Asesoría Casaus. La lista no tiene fin y depende de cada caso el procedimiento de subsanación.
Lo interesante es identificar los errores a tiempo para poder corregirlos evitando sanciones y para mejorar los procesos de gestión de la empresa. Ya sea empresa mediana, pequeña, grande o profesional, contar con unos procesos de calidad y controlar la facturación es una obligación muy saludable, empresarialmente hablando.
En Asesoría Casaus se intenta formar al cliente para que sea autónomo en sus procedimientos. Un objetivo del proyecto es la asesoría en su máxima expresión, ayudando al empresario a establecer un modelo de gestión sólido y que no dé lugar a errores innecesarios o que se pueden corregir con la automatización de procesos y las comprobaciones de calidad.