Una de las obligaciones de un autónomo o una empresa es la de facturar por sus servicios o sus productos. La facturación no puede llevarse de cualquier manera y se deben seguir las pautas que marca la ley para cada caso. En esta entrada se da respuesta a las principales cuestiones que puede plantearse un autónomo acerca de la facturación.
Qué es una factura
Existen diferentes tipos de documentos que pueden servir para cobrar por los servicios prestados. La ley recoge tres tipos principales, con los que también se debe estar familiarizado independientemente de si se es autónomo o no. Es altamente probable que hasta el momento, el lector de esta entrada se haya encontrado con alguno de esos tipos que son: la factura, la factura simplificada y el ticket o recibo de compra.
Factura y factura simplificada
Una factura es un medio de justificación de las operaciones que realiza un profesional o una empresa durante el ejercicio de su actividad económica. Según la RAE, una factura es:
«Cuenta en que se detallan con su precio los artículos vendidos o los servicios realizados y que se entrega al cliente para exigir su pago.»
Definición de «factura» según el diccionario de la RAE
Las facturas deben incluir por norma general y con carácter obligatorio los siguientes datos:
- Número correlativo de factura y serie a la que pertenece
- Fecha de expedición
- Nombre y apellidos o razón social completa
- Número de Identificación Fiscal del emisor
- Número de Identificación Fiscal del destinatario, salvo excepciones
- Domicilios de emisor y destinatario
- Descripción de las operaciones facturadas
- Tipo impositivo y tipo de impuesto
- Cuota tributaria en un apartado separado
Y con carácter particular, dependiendo de cada caso:
- Fecha de la operación si es distinta a la de expedición de la factura
- Condiciones que hagan exenta del impuesto a la operación facturada, si se da el caso
- Para medios de transporte nuevos, fecha de puesta en servicio y distancias u horas de uso hasta la entrega
- Las menciones de «facturación por el destinatario», «inversión del sujeto pasivo», «reg. esp. de agencias de viajes, bienes usados, objetos de arte, antigüedades, o criterio de caja», si aplica
La factura simplificada sólo tendrá que contener el número y serie de la factura, la fecha de expedición y operación, la identificación de los bienes y servicios y los datos del emisor. También deberá incluir la información sobre el tipo de impuesto aplicable y las cuotas tributarias separadas.
Ticket y recibos
Es común escuchar las palabras «ticket» o «recibo» junto a la de «factura». La actual legislación sólo permite usar facturas simplificadas con el contenido mínimo descrito anteriormente. Realmente, a todo lo que se le llama ticket debe llamársele factura simplificada y en todo momento debe contener la información legal mínima. Los recibos de compra se usan también para referirse a facturas simplificadas y si no contienen los datos fiscales del emisor no se trata de un documento justificativo válido.
Quién tiene la obligación de facturar
Existe la obligación de expedir, entregar y conservar los justificantes de las operaciones de una actividad económica, dentro de los que se encuentra la «factura» como tal. A esta obligación están sujetos los empresarios y profesionales que desarrollan dicha actividad económica pero también pueden verse afectadas otras personas o entidades que en un momento determinado deban emitir este justificante.
La ley obliga a los empresarios a expedir factura sea cual sea el caso en el que desarrollan su actividad e independientemente de si sus servicios o productos están afectados por la ley del Impuesto sobre el Valor Añadido o no. Concretamente indica que deberá expedirse una factura en los siguientes casos:
- Operaciones en las que el destinatario sea empresario o profesional que actúe como tal en esa transacción
- Entregas de bienes destinados a otros Estados miembros de la Unión Europea
- Ventas a distancia intracomunitarias (art. 68. Tres, a) de la Ley del IVA)
- Entregas fuera de la Comunidad Europea
- Entregas de bienes que hay que instalar o montar antes de su puesta a disposición
- Entregas a personas jurídicas que no actúen como empresarios o profesionales
No obstante existen algunas excepciones en las que no es necesario expedir factura:
- Servicios postales universales
- Servicios de hospitalización realizados por entidades de Derecho público
- Asistencias sanitarias, entregas de sangre, plasma, tejidos para fines médicos
- Servicios prestados por Agrupaciones de Interés Económico, con excepciones
- Prestaciones de la Seguridad Social o entidades de carácter social
En los casos en los que el importe no exceda de 400 euros IVA incluido, para facturas rectificativas y cualquier actividad se puede sustituir la obligación de factura por la expedición de factura simplificada, que también aplica para importes de menos de 3000 euros en ventas al por menor, servicios de ambulancia, servicios a domicilio, transportes de personas, hostelería y restauración, peluquerías, aparcamientos, y otras actividades comparables.
[…] los empresarios o profesionales podrán igualmente expedir factura simplificada y copia de ésta cuando su importe no exceda de 3.000 euros, Impuesto sobre el Valor Añadido incluido, en las […] ventas al por menor […]
Artículo 4 del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre
La factura simplificada es un instrumento muy útil en el pequeño comercio y las actividades profesionales porque evita tener que rellenar datos del cliente en los justificantes de operaciones, aunque da lugar a una pérdida de trazabilidad en la facturación que de no perderse puede ser muy útil para la actividad económica.
¿Se puede facturar sin ser autónomo?
Una pregunta frecuente, y sobre todo para las personas que están comenzando una actividad económica es la de que si se puede facturar sin haber sido autónomo o sin haber estado de alta previamente en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social. El estar dado de alta en este Régimen Especial de la Seguridad Social implica el pago de una cuota mensual fija que a veces supone una barrera de entrada para el inicio de una actividad económica como autónomo o empresario.
De ahí que surja la duda o la necesidad de sobre todo, al principio, emitir facturas sin estar dado de alta como autónomo la legislación actual indica que las personas que están obligadas a emitir factura son aquellas que desempeñan una actividad económica ya sea como empresario o como profesional. Desarrollar una actividad económica requiere que como mínimo se esté dado de alta en el régimen correspondiente del Impuesto sobre Actividades Económicas de la Agencia Tributaria.
Sólo se puede facturar sin ser autónomo en casos muy puntuales y siempre existe el riesgo de tener que justificar que no se trata de una actividad económica continuada.
Asesoría Casaus
Cuando se dice «como mínimo» se quiere decir que es un paso obligatorio para poder obtener un número de identificación fiscal al que atribuir la factura y los correspondientes impuestos que recoge el documento justificativo. No obstante el alta en el Impuesto de Actividades Económicas implica un alta en el Régimen Especial de Trabajadores Autónomos de la Seguridad Social, por lo que no es posible participar en uno sin hacerlo en el otro.
¿Significa eso que no hay ninguna forma de facturar sin ser autónomo o que si en un momento dado me ofrecen un trabajo puntual estoy obligado a pagar la cuota de autónomos a expensas de no saber si tengo trabajo en un futuro o no dentro de esa actividad económica? No. Existe la posibilidad de emitir una factura legalmente sin ser autónomo: siempre que sea un trabajo de carácter puntual y que el ingreso total anual no supere el salario mínimo interprofesional. Está práctica no es para nada recomendable porque no se sustenta en un principio legal totalmente definido, sino que se basa en unas interpretaciones subjetivas de la definición de trabajador autónomo que establece la Seguridad Social, por lo que siempre existe un riesgo de sanción y se desaconseja.
Aprovechando cierto vacío legal existen sociedades cooperativas que ofrecen la posibilidad de facturar sin ser autónomo formando parte de dicha sociedad cooperativa. Desde Asesoría Casaus desaconsejamos por completo este tipo de prácticas por no tener una base legal suficientemente sólida para evitar sanciones y malas prácticas contables.
Los plazos en las facturas: expedición, rectificación y conservación
Las facturas deben ser expedidas en el momento de realizarse la operación, y como muy tarde, antes del día 16 del mes siguiente a aquel en que se ha prestado el servicio. Lo recomendable es facturar cada servicio en el momento en que se produzca el hecho y corregir lo necesario en facturas rectificativas. Cuando se habla del plazo para expedir también se incluye el plazo para remitir la factura al destinatario por los canales correspondientes.
En el caso de la revisión y rectificación de facturas existe un plazo de cuatro años para corregir el documento y un año a partir de la rectificación para regularizar la situación tributaria (véase la jurisprudencia). Esto significa que tras rectificar una factura, los cambios en los impuestos tendrán que aplicarse y declararse por parte de los agentes involucrados, de manera que si se ingresó más o menos de lo que se debía habrá que compensarlo con declaraciones extemporáneas o solicitando los ingresos indebidos.
La conservación de las facturas es obligatoria durante un plazo de cuatro años, según la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria. Durante este tiempo se deberán conservar las facturas recibidas, las expedidas, los justificantes contables de las operaciones especiales como por ejemplo en las que haya una inversión del sujeto pasivo, y los recibos justificativos en caso de regímenes especiales como el de Agricultura, Ganadería y Pesca. Siempre se refiere a los documentos originales, por lo que si se tienen copias digitales pueden ser rechazadas por la Administración en caso de requerimiento de documentos justificativos.
Por qué es importante gestionar bien la facturación
Un adecuado control financiero y de la facturación de un negocio permite conocer su estado de salud y anticiparse a posibles cambios del entorno pudiendo cumplir así con las necesidades del mercado en el que se desarrolla el negocio. Llevar un control de la facturación es un trabajo fundamental y obligatorio para cualquier empresario o profesional no sólo por las ventajas que aporta sino por el carácter obligatorio que implica desarrollar una actividad económica bajo alguno de esos regímenes.
La facturación debe ser un reflejo del presupuesto de ventas de cualquier negocio e indica el flujo de caja existente que permite calcular el valor de dicho negocio y poder elaborar unos presupuestos de ingresos y gastos realistas y que contribuyan a una buena estrategia de gestión y desarrollo del propio negocio.
Una factura va acompañada de un ingreso o un gasto registrado en la contabilidad de cualquier empresa y esos ingresos o gastos afectan a la tesorería en caso de tratarse de una operación a corto plazo o al balance financiero si se trata de operaciones a medio y largo plazo. Todas estas operaciones deben estar conciliadas con las cuentas bancarias y cajas del negocio, de manera que para cada ingreso haya una contrapartida de entrada y para cada gasto otra partida de salida de dinero. En otras palabras, se trata de un control de cobros y pagos que debe mostrar una imagen fiel de la facturación.
Gestión de errores en las facturas
Resulta prácticamente imposible no cometer un error en alguna de las facturas cuando se ejerce una actividad económica durante un tiempo razonable. Estos errores tienen solución y dependerá de la importancia de los mismos el tener que tomar una acción u otra de cara a Hacienda para subsanarlos.
En caso de que se trate de un error pequeño como un fallo en el nombre, en el DNI, o la dirección, y que la factura se encuentre dentro del trimestre en curso, por lo que aún no se haya presentado, se puede corregir fácilmente mediante la comunicación correspondiente al cliente y la corrección de todos los documentos afectados.
Si por el contrario el error que se comete en la emisión de la factura implica una modificación sustancial del contenido de la misma, como por ejemplo una corrección en el importe y por lo tanto un cambio en la cantidad del impuesto devengado, se debe tener en cuenta que Hacienda no permite la destrucción de ninguna factura y por lo tanto la forma de subsanar dicho error será emitiendo un instrumento administrativo denominado nota de crédito. Esta nota de crédito consiste en una nueva “factura” en la que se indicará claramente que se trata de una nota de crédito, a qué factura afecta anulando la coma y que contendrá el importe negativo correspondiente al error cometido.
Hay que tener en cuenta que si ya se ha presentado la factura dónde se ha cometido el error y se ha liquidado el impuesto trimestral o anual se debe usar la factura rectificativa, que corresponde a una nueva serie de facturación y que tiene su propia numeración correlativa. Las diferencias en los impuestos que se han pagado y que se deberían haber pagado en función del error cometido se corregirán dentro de los cuatro años siguientes a la fecha de factura.
El marco jurídico de las facturas
Como en cada artículo, merece su espacio el marco jurídico que sustenta toda la información de la que aquí se habla. Siempre hay que acudir a la legislación vigente actualizada para determinar si una práctica es adecuada o no dentro de una empresa y para ajustarse al máximo a los requisitos que puede enfrentar un autónomo en cuanto a las obligaciones de facturación se refiere y de cara a la administración pública. Aquí se muestran las principales leyes y normas que regulan la facturación en España:
Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.
Orden EHA/962/2007, de 10 de abril, por la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas
Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria.
Ley 25/2013, de 27 de diciembre, de impulso de la factura electrónica y creación del registro contable de facturas en el Sector Público
Los sistemas de gestión de facturación
El soporte de las facturas
El soporte de las facturas puede ser físico o digital y ambos están permitidos y reconocidos por la legislación vigente en España. Aunque con sus particularidades, las facturas emitidas en un medio u otro tienen la misma validez. Desde Asesoría Casaus recomendamos el uso de un sistema digital de gestión de facturas que permita la elaboración y control de la facturación de un negocio ayudando a evitar los errores más comunes de una gestión clásica y manual de la misma.
Los sistemas digitales de gestión
Una obligación común para todas las empresas y profesionales que desarrollan una actividad económica es la de la conservación de la documentación durante un tiempo mínimo marcado por la ley. El archivado de la documentación debe hacerse en un soporte que garantice su accesibilidad por parte de cualquier interesado para realizar las comprobaciones que pertenezcan, ya sea por parte de la administración pública o por parte de una persona física o jurídica y por intereses privados.
En caso de que se opte por un sistema digital de gestión el empresario contará con numerosas ventajas, no solo en cuanto a errores contables y de facturación se refiere, sino también en cuanto a la conexión de su sistema de facturación con otras herramientas digitales que pueden ayudar a una gestión más ágil de su negocio, como por ejemplo el correo electrónico o la conexión directa con organismos públicos para la presentación de facturas e impuestos.
Existen numerosas soluciones en el mercado y algunas de ellas verdaderamente profesionales y gratuitas. Este caso es el del software del sol que cuenta con el programa FactuSol para todo lo que suele necesitar una pequeña empresa o un profesional en su negocio:
Sistema de facturas electrónica “Facturae y FACe”
La administración pública lleva promoviendo la gestión electrónica de facturas varios años a través de su marco legal e iniciativas de apoyo al empresario con la creación y distribución de un software dedicado y de uso libre para la creación y emisión de facturas electrónicas.
El software Facturae está disponible en el portal de la administración del gobierno central y permite consultar, remitir y descargar facturas electrónicas, e incluso realizar un envío directo a la Administración correspondiente que esté adherida a dicho sistema de facturación. Este software está apoyado en una plataforma online llamada Face que permite la gestión en la nube de toda la documentación generada por el empresario para la Administración Pública.