Probablemente, ya sea como autónomo, empresario o persona física, estas preguntas tomen relevancia algún día. En esta publicación se intenta dar respuesta a todas ellas, además de aclarar los conceptos de “notificación”, “notificación electrónica” y “Dirección Electrónica Habilitada (DEH)”.
¿Qué son las notificaciones de las Administraciones Públicas (AAPP)?
Referencias al marco jurídico de las notificaciones
Para responder a las preguntas anteriores es necesario hacer algunas referencias al marco jurídico de las notificaciones de la Administración Pública, sin profundizar en exceso en ellas: la Ley 30/1992 de 26 de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC), recogía en su artículo 45 lo siguiente:
[…] el impulso al empleo y aplicación de las técnicas y medios electrónicos, informáticos y telemáticos, por parte de la Administración al objeto de desarrollar su actividad y el ejercicio de sus competencias y de permitir a los ciudadanos relacionarse con las Administraciones cuando fuese compatible con los «medios técnicos de que dispongan».
Art. 45 de la Ley 30/1990 de 26 de noviembre, de Régimen Jurídico de las Administraciones Públicas y del Procedimiento Administrativo Común (LRJAP-PAC)
Definición de “notificación” de una Administración Pública
Esa ley se desarrolla posteriormente en el Real Decreto 1671/2009, de 6 de noviembre, por el que se crea la Sede Electrónica para los órganos de la Administración General del Estado y los organismos públicos vinculados o dependientes, y que da lugar al régimen de la Dirección Electrónica Habilitada (DEH) por la Orden PRE/878/2010, de 5 de abril.
Esta DEH se asignaba a los usuarios bajo petición, salvo para aquellos donde la práctica de notificaciones electrónicas sea obligatoria. Y es aquí donde se debe prestar especial atención en caso de ser empresario o autónomo: la práctica de notificaciones electrónicas es obligatoria y esto significa que la Administración sólo se comunicará con los interesados a través de sus sedes electrónicas o medios similares. Esta obligatoriedad se define en el artículo 14 de la Ley 39/2015, de 1 de octubre, del Procedimiento Administrativo Común de las Administraciones Públicas.
Teniendo una visión muy general de este marco jurídico se puede dar una definición de las notificaciones de las AAPP:
Una notificación de la Administración Pública es un documento que dicta las resoluciones y actos administrativos que afectan a los derechos e intereses de los sujetos.
La misma ley dicta los plazos de notificación y en su artículo 41, que se practicarán preferentemente por medios electrónicos, siendo obligatorios estos medios en el caso de ejercer actividades profesionales. Las notificaciones en papel pueden seguir recibiéndose, pero se reserva el derecho a notificar a los interesados por medios electrónicos exclusivamente y en caso de ser notificado en papel, se debe disponer de una copia digital en la DEH correspondiente.
Dirección Electrónica Habilitada (DEH)
La DEH permite que cualquier persona física o jurídica pueda tener un canal único de comunicación con las Administraciones Públicas. Es un servicio gratuito y completamente al alcance de los usuarios, aunque para su acceso es necesario disponer de algunos de los medios oficiales de identificación que recoge la norma. El medio más común es el del Certificado Digital, pero puede hacerse a través del DNI electrónico, de la Clave Permanente o Clave PIN.
Es necesario disponer de DNI electrónico, Certificado Digital o Claves Permanente / PIN para acceder al servicio de notificaciones.
Que un sujeto no obligado a tener una DEH se de de alta no significa que vaya a recibir las notificaciones por esa vía. Es necesario habilitar la Dirección Electrónica primero y comunicar al organismo en cuestión la voluntariedad de recibir las notificaciones por ese canal. Por ejemplo, habría que darse de alta en la DEH y posteriormente comunicar a la Agencia Tributaria que solo se desean recibir notificaciones por esa vía.
Las DEH tienen como respaldo canales de comunicación secundarios que deben ser configurados por el usuario y permiten añadir hasta tres cuentas de correo electrónico por medio de las cuales se notificará la recepción, y no el contenido, de una notificación electrónica recibida.
¿Hay que estar siempre atento al buzón?
Como las notificaciones suelen contar con un plazo de respuesta adecuado, no es imprescindible estar siempre atentos, aunque es recomendable acceder al menos una vez en semana en caso de tratarse de sujeto obligado a tener una DEH. No obstante existe la comunicación de recepciones vía correo electrónico y puede ayudar a confiar en que la DEH derive las notificaciones correspondientes al buzón de correo común del empresario o profesional.
Las Direcciones Electrónicas Habilitadas pueden ser gestionadas por el propio usuario, o por un autorizado distinto del titular. Asesoría Casaus ofrece en su carta de servicios la posibilidad de gestionar el buzón de notificaciones del cliente asegurando la consulta diaria del mismo y evitando despistes que pueden derivar en sanciones por no acudir a un requerimiento de la Administración Pública.
Para evitar pasar por alto una notificación puedes delegar la gestión de tus notificaciones en un gestor especializado como Asesoría Casaus.
El servicio de alertas por correo electrónico y la posibilidad de añadir a una persona como representante que acceda a las notificaciones hace algo más sencilla la gestión de las mismas. Basándonos en la heurística, la Administración suele mantener la comunicación en papel en paralelo aunque se esté de alta en el servicio de notificaciones.
¿Cómo se gestionan las notificaciones?
El primer paso consiste en disponer de un método de identificación válido, como puede ser el Certificado Digital de la Fábrica Nacional de Moneda y Timbre (FNMT) o el DNI electrónico que provee la Policía Nacional. Con ello podremos acudir a la URL https://dehu.redsara.es y completar el formulario de inscripción en el servicio de Notificaciones Electrónicas a través de la Dirección Electrónica Habilitada. La URL anterior conduce al nuevo servicio único de notificaciones, que sustituye al anterior a partir del 4 de abril de 2022, según las últimas noticias de la Agencia Tributaria.
Dirección Electrónica Habilitada Única (DEHú)
Una vez de alta e identificándonos en el servicio se puede observar el menú con las distintas opciones: notificaciones pendientes, realizadas, comunicaciones, modificar los datos de contacto o configurar la recepción masiva de comunicaciones a través de la opción de gran destinatario, para grandes empresas principalmente.
A través de la DEHú se puede:
- Buscar Organismos Emisores de notificaciones integrados con la DEHú
- Consultar las políticas de accesibilidad, privacidad y condiciones de uso
- Visualizar y comparecer notificaciones pendientes
- Consultar las notificaciones ya comparecidas y acceder a su contenido y documentos
- Leer y consultar las comunicaciones de cualquier fecha
Punto de Acceso General (PAG ó 060): tu punto de acceso a las Administraciones Públicas
Es un acceso único para los ciudadanos a información de interés de los organismos vinculados, como pueden ser ayuntamientos, diputaciones, empresas públicas, etcétera. El PAG contiene una carpeta ciudadana para todos los trámites disponibles con las AAPP, chat en línea y buzón de atención al ciudadano.
El PAG sirve para atender y orientar a los usuarios y ofrece información de actualidad sobre empleo, ayudas públicas o procedimientos y trámites administrativos que se puedan realizar a través de medios electrónicos. Es un portal adherido a iniciativas de la Unión Europea y soportado por planes de digitalización.
La diferencia con la DEHú anterior es que el portal 060 o “PAG” está diseñado para dar soporte al ciudadano o realizar trámites electrónicos, mientras que la DEHú está diseñada para comunicaciones únicamente. A través de la DEHú sólo se podrán realizar los trámites anteriormente descritos.